Nachdem ich ja jetzt knapp ein Jahr mein Projekt „Digitale Schultasche“ (mehr dazu hier) vorantreibe, hat sich von selbst das Bedürfnis ergeben, die täglichen Arbeitsabläufe am Computer noch weiter zu optimieren. Beim Essen kommt eben der Appetit. Und so habe ich mich durch allerlei Produktivitätsweblogs geklickt, in denen Journalisten, Kreative und Lehrer über ihre Erfahrungen berichten sowie Tipps und Tricks mitteilen.
Einer der roten Fäden, der sich durch alle diese Blogs zieht, ist der Einsatz von Zeit- und Aufgabenmanagement-Systeme; dabei dominiert der so genannte Getting-Things-Done-Ansatz (GTD, Überblick bei Wikipedia), der sowohl in Papierform als auch mit Hilfe von Software realisiert werden kann. Ich selbst setze seit einem Jahr mit Omnifocus (für Mac, iPhone und iPad) eine auf GTD basierende Software ein, ohne letztlich dem Prinzip von GTD wirklich zu folgen. Omnifocus dient mir eher als eine Art „virtuelles Gedächtnis“, v. a. für Verwaltungsaufgaben.
Ein wichtiger (Zwischen-)Schritt zu einem ernst zu nehmenden digitalen Workflow ist die konsequente Digitalisierung von Papier („paperless office“), die aber erst einmal nur dazu führt, dass man mit Dateien (vorzugsweise PDFs) statt mit Blättern hantiert; diese Dateien müssen ja auch gleichsam „abgeheftet“ , d. h. entweder in passende Ordner verschoben oder verschlagwortet werden. Ein tolles Buch, das mir zu diesem Thema untergekommen ist, ist David Sparks Paperless, das ursprünglich nur als iBook (für das iPad) erhältlich war; mittlerweile gibt es aber auch eine PDF-Version für andere Ausgabegeräte. In jedem Fall aber schreibt Sparks für MacUser, so dass eine entsprechende Infrastruktur vorausgesetzt wird. (Für Windows-Nutzer gibt es aber auch vergleichbare Ressourcen, etwa das sehr lesenswerte Weblog DocumentSnap)
Das Buch von Sparks nutzt die Möglichkeiten der iBook-Author-Software voll aus und bietet viele multimediale Tutorials, die Schritt für Schritt auch komplexere Maßnahmen illustrieren. Der Weg zum papierlosen Arbeiten vollzieht sich in einem logischen Dreischritt: Sammeln/Digitalisieren („Capture“) – Sortieren/Ordnen („Process“) – Nutzen („Use“). Zum Sammeln bietet sich ein gescheiter Dokumentenscanner an; Sparks diskutiert verschiedene Modelle (und favorisiert erfreulicherweise den Scanner, dessen Anschaffung ich letztes Jahr erwogen und schließlich auch realisiert habe). Die gesammelten PDFs müssen dann in eine Ordnung gebracht werden, damit man sie wiederfindet. Sparks diskutiert verschiedene Möglichkeiten (Ordnerstrukturen, Schlagwortsysteme, Dateinamen-Systematik), so dass jeder das für ihn Passende finden wird. An dieser Stelle kommt er auf ein Programm zu sprechen, das ich in einem eigenen Beitrag erwähnen will: „Hazel“ vollbringt wahre Wunder beim Aufräumen des Desktops. Die gesammelten und sortierten Dateien will man dann auch in verschiedener Form zugänglich haben, um mit ihnen arbeiten zu können; bei mir hat sich – wer hier mitliest, hat das natürlich längst mitbekommen – ein Workflow herauskristallisiert, der v. a. auf Evernote und Dropbox setzt. Die beiden Programme werden auch bei Sparks ausführlich gewürdigt.
Bei der Lektüre von Paperless bin ich auf viel gestoßen, was ich mir selbst schon erarbeitet hatte, aber es ist ein gutes Gefühl zu sehen, dass ich offenbar auf dem richtigen Dampfer war/bin. Selbst für Experten der Papierlosigkeit wirdoch einiges zu holen sein, wer in die Thematik einsteigen möchte, macht mit David Sparks‘ Buch erst recht nichts falsch, zumal es außerordentlich günstig und gut geschrieben ist. Klare Empfehlung von mir.