Evernote dient mir ja schon länger als eine Art digitales Kursbuch; hier und da optimiere ich die Struktur, aber im Großen und Ganzen läuft’s rund. Allerdings habe ich im letzten Schuljahr dabei noch viel von Hand gemacht; jeden Sonntag habe ich abends die Evernote-Einträge für das Kursbuch manuell erstellt (Titel des Beitrags: „Datum – Thema der Stunde“), ins richtige Notizbuch gepackt, getaggt und dann im Notizbuch „Wochenplanung“ verlinkt. Diese vorformatierten Beiträge habe ich dann im Laufe der Woche mit Notizen und Fotos (z.B. der Tafelbilder) versehen. Das möchte ich im neuen Schuljahr optimieren: Die sich mechanisch wiederholenden Schritte, die ich sonntäglich ausgeführt habe, lassen sich auch automatisieren, was eine erhebliche Entlastung darstellt. (Automatisierung sich wiederholender Vorgänge ist ja eigentlich die Pointe eines digital workflow.)
Die Inspiration dafür hat mir eine schlichte, aber geniale Idee von George Coghill verschafft. (Achtung: ab hier wird’s definitiv nerdig!) Coghills Idee: Mittels einer Textdatei, die bestimmte Schlüsselwörter enthält, kann man Hazel dazu „triggern“, bestimmte Aktionen auszuführen – in seinem Fall: die Lautstärke von iTunes zu regeln. Mit einem sehr schnellen Texteditor mit Dropbox-Anbindung – zum Beispiel Drafts – lässt sich dann das iPhone gleichsam als Fernbedienung für einen Mac nutzen (unter Zuhilfenahme von Launch Center Pro sogar als One-Click-Lösung). Für mich interessant ist hier v. a. die elegante Möglichkeit, Hazel mittels einer Textdatei zu steuern, die dann sofort in den Müll wandert. Da Hazel AppleScripts ausführen kann und sich für Evernote leicht Scripts schreiben lassen (Tipps und Vorlagen gibt’s in der Veritrope Code Library), kann man Hazel auf diesem Weg anweisen, Evernote-Einträge mit bestimmten Eigenschaften zu generieren.
Für die Automatisierung brauche ich also: Evernote als „Empfangsstation“, Hazel als ausführendes Organ (von diesem nützlichen Programm war ja schon die Rede) und als Auslöser der Automation einen beliebigen Texteditor (z. B. Byword), der idealerweise mit Dropbox synchronisiert – denn dann kann man den Workflow z. B. auch vom iPhone oder iPad aus intiieren. Was soll Hazel nun tun? Ich möchte, dass sie, quasi auf Zuruf, Evernote-Einträge in einer bestimmten Form generiert und einem bestimmten Notizbuch zuweist. Wenn ich also montags Hazel anweise, das Kursbuch für diesen Tag zu erstellen, fügt sie jedem Notizbuch, dessen Kurs montags unterrichtet wird, einen Eintrag hinzu, in dessen Titel schon das Datum eingefügt ist und in dessen Inhalt meine Vorformatierungen (z. B. Thema: / Textgrundlage: etc.) schon eingetragen sind.
Die Automation läuft wie folgt ab:
Schritt 1: Hazel wird „programmiert“.
Hazel kann mit Dateien und Ordnern umgehen; sie braucht also eins von beiden, um tätig zu werden. Hier greife ich auf die o. g. Idee zurück: Hazel „beobachtet“ einen Dropbox-Unterordner (in diesem Fall: Evernote-Inbox) und wird tätig, wann immer eine Datei mit einem bestimmten Schlüsselwort auftaucht. Das Schlüsselwort sollte idealerweise nicht der natürlichen Sprache entstammen, damit die Hazel-Regel (im vorliegenden Fall: „Evernote-Kursbuch Trigger MO“) nicht versehentlich ausgelöst wird. Im vorliegenden Beispiel ist das Schlüsselwort #monday!, das in dieser Schreibweise kaum in einem anderen Text auftauchen dürfte. (Für jeden Wochentag habe ich eine Regel definiert, um den Überblick zu wahren. Durch Manipulation der Datumsausgabe wäre es auch möglich, alle Wochentage in einer Regel zusammenzufassen, das würde aber das Script wieder sehr unübersichtlich werden lassen.)
Wann immer also Hazel eine Textdatei in diesem Ordner findet, in der das Schlüsselwort (z. B. #monday! oder #friday!) vorkommt, führt sie eine Reihe von AppleScripts aus, die in Evernote in einem bestimmten Notizbuch einen Eintrag mit aktuellem Datum im Titel erzeugen. Dann verschiebt sie die auslösende Textdatei in den Papierkorb.
Das Script, das einen neuen Eintrag im Kursbuch der Klasse 8a Französisch generiert, sieht wie folgt aus:
Zum Lesen in Originalgröße bitte drauf klicken.
Schritt 2: Textdatei im vorgesehen Ordner erstellen. Das war der schwierige Teil, jetzt muss man nur noch wenig tun, um dann die Hazel-Magie beobachten zu können. In Byword oder irgendeinem anderen Texteditor erstellt man eine einfache Textdatei mit dem Schlüsselwort und kopiert/verschiebt sie in den von Hazel beobachteten Ordner.
Die Datei aus Drafts „triggert“ Hazel.
Schritt 3: Automatisierungsmagie: Evernote hat neue Einträge. Schwuppdiwupp legt Hazel die entsprechenden Einträge in Evernote an (und verschiebt die nicht mehr benötigte Textdatei in den Papierkorb). Fertig ist die Laube. Die Vorformatierungen könnten noch deutlich komplexer sein – aber es ist ja nur ein Einstieg in die Automatisierung.
Kursbucheintrag mit Vorformatierungen
Wer das hier Vorgestellte „nachkochen“ möchte, tut dies auf eigenes Risiko! Bei mir funktioniert’s.